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Comment fonctionne un logiciel gestion rendez vous ?
24 novembre 2017 stephanie 0
Apparu il y a quelques années, le logiciel de prise de rendez vous en ligne est un outil formidable permettant d’organiser au mieux le planning quotidien des professionnels. Comme son nom le précise, il est doté d’un module de prise de rendez-vous en ligne pour éviter les pertes de temps passer au téléphone pour une simple demande de disponibilité par exemple. Cette solution innovante offre de nombreuses fonctionnalités pour répondre aux besoins des entreprises, organisations ou associations de tout genre. Voici quelques éléments clés pour comprendre le fonctionnement de cette application.
Qu’est-ce qu’un logiciel gestion rendez-vous ?
Certains parlent de logiciel de planning, d’autres de logiciel de prise de rendez vous en ligne, mais quoi qu’il en soit, il s’agit d’un seul et même outil. Il est conçu pour faciliter le quotidien des professionnels, notamment en matière d’organisation et de planification internes. Il permet avant tout de créer un agenda professionnel accessible 24 h/24 et 7j/7 sur Internet, que ce soit depuis un PC, un Mac, un Smartphone ou encore une tablette.
Fonctionnement d’un logiciel de rendez vous
Contrairement aux programmes informatiques disponibles en téléchargement libre ou payant sur Internet, le logiciel de rendez vous est une extension que l’on intègre directement sur un site web professionnel. Une fois installé, il crée automatiquement un site rendez vous à destination des internautes : clients, patients, fournisseurs…
Une prise en main aisée
L’un des principaux atouts d’un logiciel de prise de rdv est sa facilité de prise en main. Il s’adresse à tout type de profil d’utilisateur et ne nécessite aucune connaissance particulière en informatique. Une fois intégré sur votre site web, vous pouvez l’utiliser le plus longtemps que vous le souhaitiez sans avoir à le mettre à niveau ou à l’entretenir.
Des modules paramétrables et personnalisables
Le logiciel prise de rdv dispose de nombreux modules que vous devez préalablement configurer pour profiter pleinement de tout le potentiel de l’outil. Un simple « glisser-déposer » vous permet de modifier les informations relatives au planning de chacun de vos collaborateurs : horaires de travail, congés, absences, retards, déplacements… Idem pour la gestion de vos rendez-vous : acceptation, refus, report. De plus, vous disposez d’une option « filtre » et d’un module de couleur pour personnaliser votre agenda professionnel en fonction de vos exigences.
Une gestion maîtrisée des ressources
Dans une entreprise, la gestion des ressources humaines et matérielles constitue un enjeu majeur pour le dirigeant ou le chef de projet. Grâce à l’utilisation d’un logiciel agenda, il vous sera possible de mener plusieurs projets à la fois sans faire des erreurs dans l’organisation de votre agenda professionnel. Vous pouvez en effet personnaliser chaque projet et consulter tous les membres d’une équipe sur un seul écran. De quoi vous passer entièrement d’un tableur Excel qui nécessite souvent une certaine connaissance en bureautique !
Un outil adapté à tous les métiers
Les éditeurs de programmes informatiques sont conscients des problèmes que rencontrent souvent les entreprises : comment trouver un outil parfaitement adapté à son secteur d’activité ? Des spécialistes comme mesRDVpro ont ainsi développé des solutions répondant aux attentes de tous les professionnels, tous corps de métier confondus. Il existe en effet un logiciel prise de rdv pour les professionnels de la santé, de soins, libéraux, les prestataires de services, les artisans…
Les principales fonctionnalités d’un logiciel gestion rendez vous
Outre la création d’un planning professionnel, le logiciel gestion rendez vous est très apprécié pour ses nombreuses fonctionnalités à la fois pratiques et efficaces. Actuellement, bon nombre de médecins et d’avocats ont recours à cet outil pour se démarquer de leurs concurrents. De plus en plus de PME et TPE l’utilisent aussi afin d’améliorer leurs services en se rapprochant encore plus de leurs clients. Voici les principales fonctionnalités mises à votre disposition.
Une prise de rendez-vous directement en ligne
Avec l’évolution d’Internet et des nouvelles technologies, le comportement des consommateurs actuels n’est plus le même qu’il y avait 20 ans où il fallait téléphoner pour fixer un rendez-vous. Grâce au logiciel de prise de rdv en ligne, tout se fait depuis un ordinateur portable/de bureau, un Smartphone ou une tablette ayant accès à Internet. Vos clients/patients pourront dorénavant choisir la date et l’heure de leurs rendez-vous via votre site rendez vous et le tour est joué ! À chaque demande soumise, vous recevrez une notification en temps réel pour accepter, refuser ou reporter un rendez-vous en fonction de vos disponibilités.
Une notification automatique de rappel des rendez-vous
Les professionnels libéraux et les prestataires de service souffrent grandement des rendez-vous oubliés. Face à cette situation souvent inévitable, il a fallu chercher une autre solution pour réduire le nombre de RDV non honorés de la part des clients/patients. Grâce au logiciel agenda pour rendez vous professionnel, vous pouvez envoyer une notification de rappel à vos clients/patients quelques heures ou la veille de leurs rendez-vous. Ce service est gratuit et vous pouvez même personnaliser les messages selon vos besoins. Si besoin est, il est possible de paramétrer la date et l’heure d’envoi du rappel.
Une campagne de SMS gratuite
Une dernière fonctionnalité du logiciel prise de rendez vous est qui n’est pas la moindre, c’est la campagne SMS gratuite. Lorsque les internautes soumettent leurs RDV via votre agenda partagé, ils fournissent des informations personnelles, notamment une adresse e-mail et un numéro de téléphone éventuel. Ces données sont stockées et sauvegardées dans le serveur de votre hébergeur et vous seront transmises si vous souhaitez les utiliser pour promouvoir votre activité. Grâce à cette base de données client, vous avez la possibilité de personnaliser vos messages pour cibler au mieux vos clients actuels en leur communiquant des offres promotionnelles par exemple. Votre stratégie de fidélisation client sera ainsi optimisée sans avoir à vous ruiner.
Logiciel rendez vous gratuit VS payant
Avant d’opter pour cet outil, il faut noter qu’il existe deux versions le logiciel de gestion de rendez vous gratuit et payant. La première option est certes intéressante de point de vue financier, mais ne vous permettra pas de bénéficier de toutes les fonctionnalités citées plus haut. L’idéal sera ainsi de souscrire un abonnement mensuel de quelques euros si vous souhaitez profiter pleinement d’un logiciel agenda pour rendez vous professionnel fiable et efficace. Parmi les logiciels que nous avons testés, ceux de mesRDVpro conviennent à tous les corps de métier et offrent des fonctionnalités très complètes.
Categories: Informatique
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