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Evénements hybrides : 3 conseils pour les organisateurs
2 juillet 2021 stephanie Commentaires fermés sur Evénements hybrides : 3 conseils pour les organisateurs
Dans le contexte sanitaire actuel, les événements organisés entièrement en présentiel ne sont plus envisageables. Pour maintenir les séminaires et les journées de conférences, les organisateurs se tournent aujourd’hui vers les événements hybrides. Ce sont des événements qui misent le présentiel et le distanciel, afin de pouvoir offrir au public une expérience inédite tout en minimisant les risques de contamination et en respectant les règles de distanciation. Voici quelques conseils pour les organisateurs d’événements hybrides.
Définir les objectifs à atteindre pour chaque événement hybride
A l’époque où les séminaires étaient organisés uniquement au format présentiel, les organisateurs se fixaient des objectifs en termes de nombre de participants. Ils préparaient également des études de satisfaction pour obtenir des retours d’expérience et s’en inspirer pour l’édition suivante.
Dans le contexte actuel, les organisateurs peuvent envisager deux solutions : les webinaires (événements organisés sur Internet) et les événements hybrides. Ces derniers s’adaptent notamment aux séminaires qui se déroulent avec une fréquence annuelle et rassemblent des intervenants de plusieurs villes, voire de différents pays. Dans ce cas, certains d’entre eux ont la possibilité de se déplacer sur place, tandis que les autres peuvent se connecter pour leurs interventions.
Grâce aux événements hybrides, il est possible de maintenir l’ambiance des séminaires traditionnels et de permettre aux participants d’échanger à différents moments. En même temps, les participants pourront échanger et poser des questions dans le chat. Ce qui signifie que les organisateurs peuvent désormais se fixer des nouveaux objectifs, qui concernent par exemple la qualité des interactions en ligne ou le nombre de réponse à un sondage. Dans la mesure où les intervenants proposent un quizz, les statistiques seront beaucoup plus faciles à gérer sur Internet.
De la même manière, l’enquête de satisfaction sera mise en place sur le site de l’événement et les participants recevront un lien par email. Les réponses seront traitées beaucoup plus rapidement grâce à des logiciels.
Choisir le lieu où l’événement aura lieu
Les événements hybrides ont la particularité de se dérouler en ligne ainsi que dans une salle en présentiel. En ce qui concerne la salle, les organisateurs peuvent opter pour divers cadres, des plus classiques aux plus insolites. Ainsi, selon la thématique du séminaire, ils pourront opter pour un château, un monument historique ou encore pour un établissement tel que La Cité des Congrès à Nantes.
Bénéficier des fonctionnalités innovantes des plateformes web
Lorsqu’ils décident de lancer des événements en ligne, les organisateurs ont le choix parmi diverses plateformes tels que Zoom ou Teams. Ce sont des plateformes de plus en plus performantes, qui ne cessent de lancer des nouvelles fonctionnalités pour la diffusion des diapos, l’insertion de sous-titres ou encore pour la gestion simplifiée des intervenants.
En ce qui concerne le chat, il offre des fonctionnalités de plus en plus évoluées. Ainsi, l’intervenant peut poser des questions au début de sa présentation pour se faire une meilleure idée des attentes de son audience. Selon le déroulement de chaque intervention, il est possible de réaliser un quizz ou même mettre en place un vote en ligne. Tout ceci pour rendre les événements hybrides plus interactifs et capter l’attention de son audience jusqu’à la fin de chaque intervention.
Categories: Evènementiel
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