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Comment choisir son prestataire en télésecrétariat médical ?
3 août 2021 Virginie Commentaires fermés sur Comment choisir son prestataire en télésecrétariat médical ?
Pour améliorer la qualité d’accueil des patients et diminuer les interruptions de consultations, les professionnels de santé peuvent se tourner vers le service de télésecrétariat médical. L’objectif est de déléguer les tâches chronophages pour permettre aux généralistes et aux spécialistes d’accorder plus de temps à leur patientèle. Il convient néanmoins de prendre en compte plusieurs critères pour sélectionner le bon prestataire.
Définir les besoins du praticien
Tout comme le secrétariat classique, le télésecrétariat médical a pour objectif d’améliorer l’organisation au sein du cabinet du praticien. En effet, le médecin lui confie les missions qui pourraient impacter la pertinence de ses diagnostics, comprenant entre autres le traitement des appels, la prise de rendez-vous, la gestion de l’agenda, ainsi que les démarches administratives. Il s’agit toutefois d’un secteur très concurrentiel et les prestations proposées peuvent varier d’un prestataire à l’autre. Le professionnel doit donc définir préalablement ses besoins et ses attentes pour trouver la formule adaptée à son cabinet. La flexibilité est également un critère à prendre en compte pour déterminer les plages horaires pendant lesquelles le service doit être assuré.
Choisir le prestataire selon la taille de sa structure
Les professionnels qui souhaitent se tourner vers le secrétariat médical à distance ont accès à divers types de structures. Parmi les différentes options, le télésecrétaire indépendant peut présenter certains avantages. Sa proximité avec le praticien lui permet de créer une relation de confiance et d’appliquer à la lettre ses consignes d’urgence. Le télésecrétaire indépendant a également l’avantage de bien connaître les patients du cabinet.
Les petites agences locales peuvent regrouper près d’une dizaine de télésecrétaires médicales sur leur plateau. Elles sont aptes à prendre en charge un nombre plus important d’appels de patients tout en respectant les indications du praticien. Bien qu’elles gèrent moins de cabinets qu’une agence nationale, ces structures possèdent une connaissance plus approfondie du réseau des praticiens, leur permettant de mieux répondre aux exigences des patients. Les praticiens peuvent également se tourner vers un telesecretariat medical à Madagascar pour réduire les dépenses tout en bénéficiant de l’expertise de télésecrétaires qualifiés.
Se renseigner sur les services du télésecrétariat médical
Avant de vous tourner vers un prestataire quelconque, certains critères doivent être étudiés pour évaluer la qualité des services proposés. L’attente des patients, les appels sans réponses et les rendez-vous manqués font partie des inconvénients liés à une mauvaise gestion du secrétariat. Vous devez donc vous assurer que le prestataire respecte le temps d’attente moyen pour décrocher et éviter ainsi les désagréments avec le patient. Le télésecrétaire est également tenu de faire respecter les consignes d’urgences du cabinet. Il doit pouvoir analyser chaque situation et répondre de manière efficace pour éviter de transférer des appels non urgents au médecin. Outre les compétences techniques, le secrétaire externe doit également posséder certaines qualités interpersonnelles pour assurer le bon déroulement de l’appel téléphonique. Un sens de l’écoute, la compassion et l’empathie sont nécessaires pour répondre aux besoins des patients et améliorer l’image du cabinet médical. Vous pouvez vous renseigner auprès de vos confrères afin de vous assurer de la qualité des prestations d’un centre de télésecrétariat.
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