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Quel est le coût d’une mauvaise gestion de l’archivage de documents ?
4 mai 2015 Virginie 0
Une gestion documentaire interne est bien souvent un choix par défaut, « question de prix ». Il apparait toutefois qu’une mauvaise gestion des documents est plus onéreuse qu’une externalisation de cette composante. Cela représente une perte de chiffre d’affaires de l’ordre de 5% tandis que les collaborateurs passent en moyenne 20% de leur temps à rechercher ou recréer des documents (source : Le nouvel Économiste). Plusieurs facteurs sont abordés pour tenter d’expliquer ce coût.
Le temps de recherche de document
Nous tenterons ici de dépasser le classique « le temps c’est de l’argent » en quantifiant l’utilisation de l’information d’un employé lambda. Cela représente en moyenne la moitié de son temps de travail selon le magazine Network World, dont la simple recherche prend le quart de sa journée. Ce chiffre varie logiquement entre les « travailleurs du savoir » et ceux dont l’activité est davantage axée sur la production. C’est au total près de 10% des salaires qui peuvent être perdu en recherches infructueuses et autres information erronées ou inutiles.
Autre problème majeur : la (re)création de l’information. Une étude de l’IDC estime qu’un employé passe près de 3h par semaine à créer de l’information qui existe déjà, soit près de 5000$ par employé et par an. Cette tendance n’est pas prête de s’inverser puisque la quantité d’information double chaque année dans l’univers professionnel.Information non structurée, archives courantes, intermédiaires et définitives
L’information en entreprise s’est aujourd’hui éloignée des bases de données et autres systèmes organisés qu’il était facile de gérer. Elle est désormais à 80 % non structurée et se trouve dans les emails et autres documents électroniques (dont les plus importants sont imprimés). Les entreprises ont bien saisi l’enjeu de ce phénomène et mettent aujourd’hui en place le knowledge management, ou gestion du savoir, consistant à consigner par écrit les connaissances des employés. Il importe également de déterminer ce qui doit être éliminé afin d’éviter une surcharge d’archives physiques.
Une mauvaise gestion des documents a un coût et contraint parfois les entreprises à renoncer à certaines opportunités à défaut de pouvoir trouver l’information recherchée en temps voulu. Les conséquences peuvent être désastreuses lorsqu’un projet dans lequel l’entreprise a beaucoup investi se révèle être un échec car basé sur des informations erronées ou incomplètes.
Une solution efficace consiste à optimiser son flux documentaire dans une chaîne digitale efficace. Le knowledge management s’impose souvent. Mais de nombreuses archives physiques sont très peu consultées et gênent l’utilisation des documents les plus sollicités. Pour y voir clair et bénéficier d’une organisation en palier, il est recommandé de distinguer les archives courantes des archives intermédiaires et définitives qui n’ont pas vocation à être exploitées régulièrement mais que l’on doit conserver pour des raisons souvent réglementaires.Et si vous externalisiez totalement les archives physiques ?
Dans ces conditions, faire appel à un prestataire externe permet de ne pas avoir à se préoccuper de ce type de conséquence tant les prestataires sont rompus à ce type de tâche et optimisent le cycle de vie des archives. Un spécialiste de l’archivage vous conseillera sur l’organisation à adopter, mais pourra surtout prendre à sa charge la gestion des archives physiques, celles qui encombrent souvent vos locaux et pour lesquelles vous n’avez pas mis en place d’outil de gestion adapté !
Categories: Entreprise
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